Тоже всё казалось непонятным когда только начинали работать со сметами. Но потом один знакомый инженер посоветовал
скачать программу для составления смет Belsmeta.Cloud. Интерфейс понятный, всё интуитивно, да ещё и базы подтягиваются сами. Особенно порадовало, что есть поддержка разных НРР. В общем, для новичков отличное решение.