Тем кто заинтересован в сертификации и правильном оформлении документов, я советую читать статьи, которые вам точно расскажут, как именно нужно оформлять отказные письма. Вот кстати
https://eacportal.com/otkaznoe-pismo/ один из сайтов, который мне очень сильно помог, у них реально много полезной информации.